Algemene Ledenvergadering 21-11-2019

 

                        Tennisvereniging “Het Bossche Lijntje”

                                          

 

 

 

                                                                                      

                                                                                  Zevenbergschen Hoek, 4 november 2019

 

Beste leden,

 

Hierbij nodigen wij u uit voor de jaarlijkse Algemene Ledenvergadering die gehouden wordt op donderdag 21 november in gemeenschapshuis “De Zevensprong”. Een aantal  agendapunten vraagt uitdrukkelijk om een gedachtenwisseling  met onze leden. Daarom zou het fijn zijn als u de deze vergadering bij kunt wonen. Bent u niet in de gelegenheid?

Afmelden kan via het e-mail adres: info@bosschelijntje.nl

 

AANVANG: 20.00 uur.

 

 

AGENDA:

  1. Opening.
  2. Ingekomen stukken secretariaat.
  3. Goedkeuring notulen jaarvergadering 29-11-2018
  4. Jaaroverzicht en mededelingen van het bestuur
  5. Bardiensten.
  6. Contributie 2020
  7. Jaaroverzicht van de penningmeester.
  8. Verslag kascontrole

 

PAUZE

 

  1. Begroting 2020
  2. Vervanging banen in 2020.

Het komend jaar zullen de huidige banen worden vervangen. In gemeentelijke begroting 2020 zijn daarvoor middelen opgenomen. Het bestuur wil tegelijkertijd ook de verlichting (naar LED) vervangen en de oefenbaan opknappen. Om dit alles uit te voeren zijn de gemeentelijke middelen ontoereikend. Het bestuur wil over de vernieuwingen en de financiering daarvan de mening en ideeën van de leden kennen.

  1. Bestuurssamenstelling:

We zijn nog steeds op zoek naar een nieuwe voorzitter. Op dit moment zijn de taken verdeeld onder de huidige bestuursleden. Ondanks dat u wellicht vindt dat de vereniging goed functioneert, is het gewenst dat er een nieuwe voorzitter komt.

Wilt u zich kandidaat stellen voor de functie, dan kunt u zich tot uiterlijk 2 x 24 uur voor de vergadering schriftelijk aanmelden bij het secretariaat. De aanmelding dient ondertekend te zijn door minimaal vijf seniorleden. 

  1. Samenstelling commissies 2020.
  2. Eigen pasjessysteem.

Voor leden die geen competitie of toernooien spelen zou een eigen verenigingspasje kunnen volstaan i.p.v. het huidige KNLTB-pasje. Dit kan zowel voor de leden als voor de vereniging een financieel voordeel opleveren. We willen nadrukkelijk de mening van onze leden bij dit voorstel betrekken.

  1. 40-jaar Bossche Lijntje.

In 2020 bestaat onze vereniging 40 jaar. Dit feit willen we niet ongemerkt laten voorbijgaan. Het bestuur denkt aan een feestelijke dag in combinatie met de ingebruikneming van de nieuwe banen. Ideeën voor de invulling zijn welkom.

  1. Rondvraag.
  2. Sluiting.

 

 

De notulen van de afgelopen Algemene Ledenvergadering zijn toegevoegd aan de agenda.

 

Namens het bestuur,

Will Aper, secretaris

 

 

 

 

 

 

                                  Tennisvereniging “Het Bossche Lijntje”

                                           

 

 

 

 

 

Zevenbergschen Hoek, 29-11-2018.

 

 

  1. Opening

Voorzitter Clemens Schrauwen opent om 19.35 uur de jaarvergadering en heet iedereen van harte welkom. Vervolgens vraagt hij een minuut stilte voor ons overleden bestuurslid Gerard Vervoort op 3 augustus j.l.

 

 

  1. Ingekomen stukken en mededelingen secretariaat

- Voor de jaarvergadering hebben zich 25 leden afgemeld. Naast de 4 bestuursleden

   zijn er 13 leden aanwezig op de vergadering.

- Rekening houdend met 15 opzeggingen en 10 aanmeldingen bedraagt het

   ledenaantal van onze vereniging momenteel 137.

- Er zijn verslagen ontvangen van de jeugdcommissie, commissie 45+ toernooi, de

  onderhoudscommissie, onderhoud paviljoen, de activiteitencommissie en de

  barcommissie. De verslagen zullen als bijlage aan het verslag van deze vergadering

  worden toegevoegd.

 

Rob Lormann vraagt of er bijzondere zaken zijn te melden met betrekking tot de genoemde verslagen.

Will Aper antwoordt dat vooral de geringe animo om deel te nemen aan toernooien en activiteiten opvallend is. De commissies doen erg hun best om voor de leden aansprekende activiteiten te organiseren, maar het aantal aanmeldingen valt toch iedere keer tegen. Dat is niet erg motiverend voor de organisatoren.

We kunnen niet anders concluderen dat het hopen is op betere tijden.

 

 

  1. Goedkeuring notulen jaarvergadering 28-11-2017 & buitengewone ledenvergadering 19-03-2018

De vergadering van 19 maart 2018 was noodzakelijk voor de tussentijdse benoeming van onze nieuwe penningmeester Rianne Pelkmans

Beide notulen worden zonder wijzigingen vastgesteld.

 

 

  1. Jaaroverzicht en mededelingen van het bestuur

      Clemens Schrauwen heeft de bijlage “Jaaroverzicht en mededelingen van het bestuur

      2018” voorgelezen.( Bijlage te openen door aanklikken)

 

 

Een doelstelling voor 2018 was:

“Een groeiende vereniging voor jong en oud, met leden die zich betrokken voelen en regelmatig deelnemen aan de door de club georganiseerde activiteiten.”

Aanvullend op zijn jaaroverzicht merkt de voorzitter op dat we deze doelstelling niet waar hebben kunnen maken. Hij betreurt dat.

 

  1. Voorstel bardienst

De opzet voor 2019 zal identiek zijn aan die van het afgelopen jaar. Er zijn wel steeds minder bardiensten in te vullen vanwege het wegvallen van activiteiten dan wel toernooien. Concreet betekent dit dat alle “bardienstplichtige” leden in ieder geval komend jaar één keer bardienst moeten draaien.

Het bestuur stelt voor de afkoop van deze bardienst ( Vorige jaren 50 euro voor twee bardiensten) op 30 euro te stellen.

Dit jaar zijn een aantal bardiensten door het niet doorgaan van activiteiten weggevallen. Gezien dit overmacht is, zijn de bardiensten als vervuld beschouwd voor de leden die deze hadden ingeroosterd. Echter, het bestuur constateert dat er ook leden zijn geweest die zichzelf niet hadden ingeroosterd. Eigenlijk hebben zij hun taak verzaakt. Jammer! Hoe gaan we hier mee om? Het bestuur legt deze vraag aan de vergadering voor.

De vergadering constateert dat er toch een boeteregeling bestaat. Een terechte constatering. We moeten bekennen dat een controle achteraf niet meer mogelijk is omdat in het rooster hiaten zijn ontstaan door het wegvallen van een aantal activiteiten en toernooien. Kortom, we kunnen nu niet meer hard maken wie niet aan zijn of haar verplichtingen heeft voldaan. Komend jaar moeten we dat accurater doen, immers het kan niet zo zijn dat leden hun bardienst afkopen, maar andere leden hun bardienst niet invullen en daarmee wegkomen. Dat schept ongelijkheid.

De vergadering vraagt wel om een transparante opzet. Dus: Rooster tijdig op de website, voor een bepaalde datum invulling door de leden, registratie van de diensten en een controle achteraf met terugkoppeling aan de penningmeester.

De vergadering is het eens met de afkoop van 30  euro voor de bardienst.

Tevens wordt bij meerderheid van de leden besloten het boetebedrag voor het niet invullen van een bardienst ook op 30 euro te stellen.

 

Het bestuur vraagt hoe de vergadering aankijkt tegen een voorstel om commissieleden vrij te stellen van bardienst. Immers zij doen al een heleboel werk ten bate van de vereniging. De vergadering merkt echter op dat dit vaak de meest gemotiveerde leden zijn, die wellicht geen bezwaar hebben tegen het vervullen van een bardienst. Daarop wordt besloten om de commissieleden niet vrij te stellen van de bardienst.

 

Resumerend de nieuwe en bestaande besluiten:

                    - Afkoop bardienst 2019 : 30 euro

                    - Boete  niet vervullen bardienst 2019: 30 euro

                    - Commissieleden draaien ook bardienst

                    - Bardienst vrijdagavond van 20.00 tot 23.00 uur

                    - Tijdens competitie-avond: 2 bardiensten

                    - Registratie bardienst en terugkoppeling naar penningmeester

                       

  1. Voorstel contributie.

Ondanks afnemende inkomsten door ledenterugloop, maar wel hogere (eenmalige) sponsorbijdragen ziet het bestuur geen noodzaak om de contributie voor 2019 te verhogen. Mede ook vanwege het positieve financiële resultaat over 2018, zoals dat in agendapunt 7 zal worden toegelicht.

 

 

  1. Jaaroverzicht van de penningmeester

Babette van den Berg licht de belangrijkste posten uit het jaaroverzicht toe.

 

Inkomsten:

- Baropbrengsten: Deze zijn lager vnl. vanwege enkele toernooien die zijn

  uitgevallen.

- Lidmaatschapsbijdragen: Ook deze zijn lager door de krimp in ledenaantal.

- Lidmaatschapsbijdragen Maak Kennis Met Tennis: We maken jaarlijks een

  inschatting van de aanmeldingen die deze ledenactie oplevert. Ondanks een best

  succesvolle actie hebben zich minder leden dan ingeschat uiteindelijk aangemeld.

- Verkoop tennisballen: Minder inkomsten omdat de competitieteams zelf de ballen

  aanschaffen.

- Snoeivergoeding gemeente: De vergoeding voor 2018 was ten tijde van de

  afsluiting van het boekjaar nog niet ontvangen.

- Sponsoropbrengsten: Deze zijn fiks hoger dankzij de inspanningen van ons

  overleden bestuurslid Gerard Vervoort en Clemens Schrauwen.

- Ontvangen rente: Helaas zijn deze praktisch weggevallen. Jammer, want gezien

  ons vermogen zou dat een aardige meevaller kunnen zijn bij een hogere rentestand.

 

 Werkelijke inkomsten over het boekjaar zijn €23.459,77.

 Dat is t.o.v. budget €-1.341,23.

 

Uitgaven:

- Algemene kosten: Overschrijding budget van bijna 900 euro door vergunning,

  aanschaf en plaatsing container wegens wegvallen berging in sportzaal

  Bloemendaal.

- Bar inkoop: Flink minder uitgaven.  Is gerelateerd aan de baropbrengsten.

- Elektra + gas: Meerkosten door hogere verwarmingskosten en baanverlichting die

  na een proef met minder lampen aan nu weer op volle strekte brandt.

 - KNLTB: Minder uitgaven door wegvallen Jeugd en 17+ toernooi.

- Onderhoud banen: Meer uitgaven dan begroot door aanschaf tractor en

  driehoeksbezem.

- Aankoop ballen: Budget niet aangesproken. Teams schaffen m.i.v. 2018 zelf aan.

- Bankkosten: Kleine overschrijding door kosten pinapparaat en pintransacties.

- Verder vallen de hoge kosten op voor de verzekering van het paviljoen. Navraag bij

  de verzekeraar gedaan. Het blijkt dat het deels houten paviljoen in een hoge

  risicocategorie valt. De kosten blijven wel ruim binnen het begrote budget.

 

Werkelijke uitgaven over het boekjaar zijn €20.009,77 en is t.o.v. budget €3.640,23.

 

Resultaat:  Minder inkomsten, maar ook minder uitgaven dan begroot resulteert in een

                 positief resultaat over het boekjaar 2018 van €2.299.

Vermogen: Het vermogen per 31-10-2018 bedraagt 44.893,89.

 

 

  1. Verslag van de kascontrole

Namens de kascontrole doet Danny Goossens kort verslag van de bevindingen.

Tijdens de controle werden enkele kleine zaken opgemerkt, die waarschijnlijk te maken hadden met de nog korte periode, waarin onze nieuwe penningmeester Rianne Pelkmans de administratie beheert. In samenspraak met de kascontrole zijn de adviezen inmiddels opgevolgd en verwerkt. De kascontrole concludeerde dat de financiële administratie verder op orde was en alles nauwkeurig was bijgehouden.

De penningmeester en bestuur worden decharge verleend voor het gevoerde financiële beleid.

De voorzitter bedankt de leden van de kascontrole, Horst Schindowski en Danny Goossens, voor hun inzet in deze.

Voor Horst dient een vervanger gezocht te worden. Theo van Oosterhout meldt zich ter vergadering aan, waarvoor dank!

 

Kascontrole voor 2019 zal worden gedaan door:

Danny Goossens(nog 1 jaar) en Theo van Oosterhout(voor 2 jaar). 

 

 

  1. Investering 2019

De zaken die in 2019 om een extra investering vragen:

  • Overkapping. Zijkant dicht maken.
  • AED aanschaffen + onderhoud
  • Bekleden buitenkant container. Verplicht gesteld door gemeente.
  • Evt. pasjessysteem

De verwachte kosten voor deze investeringen zijn opgenomen in de begroting 2019.

 

  1. Begroting 2019

 Totale verwachte inkomsten: €20.466,00

 Totale verwachte uitgaven:     €20.750,00

 Verwacht tekort in saldo:        €     284,00

      Een niet sluitende begroting dus. Gezien het eigen vermogen van de vereniging zal

 dit geen probleem opleveren.

 

 De inkomsten voor 2019: Er is rekening gehouden met lagere baropbrengsten,

 minder contributiebijdragen en mindere sponsorinkomsten.

 De uitgaven voor 2019: Geplande investeringen zijn meegenomen.

 

 De gemeente Moerdijk heeft reeds een subsidie van €1.150,- toegekend voor 2019.

 Dat is 50 euro minder t.o.v. 2018.

 

      Ter vergadering dient zich een eerste meevaller aan. In de begroting is

      rekening gehouden met de invoering van een pasjessysteem om de toegang tot het

      park te regelen. Emmy Lormann geeft aan dat zij voor 2019 het sleutelbeheer nog

      voor een jaar wil continueren. Dit betekent dat het pasjessysteem voor komend jaar

      nog niet aan de orde is.

      Bedankt Emmy voor deze toezegging!

 

      Rob Lormann informeert of de invoering van de pinbetalingen nog een gunstige

      invloed heeft gehad op de baropbrengsten.

      Antw: Het betalen per pin is pas vanaf april ingevoerd. Te kort om nu al conclusies te

               kunnen trekken.

 

  1. Bestuurssamenstelling 2019

Gezien de grootte van onze vereniging is het bestuur van mening dat met een bestuur van 5 i.p.v. 7 mensen volstaan kan worden. De vergadering onderschrijft dit standpunt.

 

     Clemens Schrauwen is aftredend als voorzitter. Babette van den Berg, Nicole Bas en

     Henny van ’t Geloof zijn aftredend als bestuurslid. Geen van hen is herkiesbaar.

Het bestuur draagt Jenny Verhoeve en Elsebeth Schipper voor als nieuwe bestuursleden en zij zijn unaniem verkozen. Jenny en Elsebeth succes gewenst!

Dat betekent dat de functie van voorzitter vacant is. Een functie, die naar verwachting niet gemakkelijk ingevuld kan worden. Het bestuur zal op korte termijn actie ondernemen in de zoektocht naar een voorzitter.

 

Het bestuur voor 2019 bestaat vooralsnog uit:

 

Voorzitter:                   (vacant)

Secretaris:                   Will Aper

Penningmeester:          Rianne Pelkmans

Lid:                             Jenny Verhoeve

Lid:                             Elsebeth Schipper

 

  1. Samenstelling van diverse commissies 2019

Open Jeugd Toernooi:             (vacant) Toernooi is niet aangemeld bij de KNLTB

Open 17+ 45+ Toernooi:         Ria de Waal, Rob Lormann, Ellen-José Vervuren, Danny Goossens, Nicole Bas en Heino Kempers

Activiteitencommissie:            Annelies Schrauwen, Ron van der Heijden en Heino Kempers

     Jeugdcommissie:                    (vacant)

Tennisfunctionaris jeugd:        (vacant)

Technische-commissie:           William Verhoeve

Bar-commissie:                      Emmy Lormann (sleutelbeheer) en Clemens Schrauwen (inkoop)

Onderhoud park+ paviljoen:    Henk Looman, Henk Timmers, Nico van Oosterhout, Clemens Schrauwen en Frank Pelkmans (elektra)

Sponsoring:                           (vacant)

     Ledenadministratie:                Corry Luijten-Deijkers

Website:                               Seb Luijten

Kascontrole:                          Danny Goossens en Theo van Oosterhout

 

14.Rondvraag

Rob Lormann merkt op dat de gemeente heeft aangegeven dat de tennisvereniging niet wordt betrokken bij de ontwikkeling van de nieuwbouw basisschool/gemeenschapshuis.

Als de vereniging iets met haar paviljoen wil in dit traject zal eigen initiatief noodzakelijk zijn, omdat van de gemeente niets is te verwachten.

 

Will Aper meldt in antwoord op de inbreng van Rob dat binnenkort een uitnodiging van Stichting De Waarden (bestuur basisschool De Hoeksteen) is te verwachten. De Waarden wil graag met alle potentiële gebruikers van het nieuwe gebouw in overleg met als doel tot een gebouw te komen waar alle verenigingen/clubs/organisaties een plek voor hun activiteiten kunnen krijgen. Uiteindelijk moet het gebouw een meerwaarde voor het hele dorp krijgen. Als we erin slagen om als gezamenlijk front richting gemeente op te trekken vergroot dat de kansen om een optimaal gebouw te realiseren. De Waarden neemt dit initiatief los van hun overleg met de gemeente. 

 

Verder wordt geen gebruik van de rondvraag gemaakt.

 

  1. Sluiting

Clemens Schrauwen bedankt Babette van den Berg voor haar inzet en werk als bestuurslid met een presentje. De niet aanwezige, afscheidnemende bestuursleden Nicole Bas en Henny van ’t Geloof zullen hun presentje thuis bezorgd krijgen.

Clemens neemt zelf eveneens afscheid van het bestuur en hij wordt door Will Aper bedankt voor al zijn inspanningen, die hij in het belang van onze vereniging heeft verricht. Weliswaar neemt Clemens afscheid als voorzitter, maar hij blijft in enkele commissies zijn inzet geven aan Het Bossche Lijntje. Ook hij ontvangt het “typisch Zevenbergs” drankje.

Clemens bedankt iedereen voor zijn aanwezigheid en inbreng en sluit om 21.45 de vergadering.

 

Notulist: Will Aper (secretaris)